Ordnung erleichtert die Arbeit, analog wie digital. (Bild: David Leo Veksler)
Den digitalen Alltag effizient zu handhaben, ist nicht immer einfach. Zum Jahresbeginn einige Tipps für die pädagogische Selbstorganisation.
Mails, Termine, Dateien: Der digitale Informationsfluss kann einen im Schulalltag ganz schön auf Trab halten. Doch mit etwas Disziplin und passenden Helfern lassen sich administrative Belange zügeln. Naheliegend sind beispielsweise digitale Kalender, um Sitzungen und Termine zu organisieren. An vielen Schulen kommt Office 365 zum Einsatz. In der Kombination von Outlook, Teams und OneNote lassen sich Sitzungen planen, Aufgaben verteilen, Notizen erfassen oder Kontakte speichern. Der Online-Kurs "Microsoft 365 Weiterbildung" der Fachstelle fritic.ch des Kantons Freiburg erklärt, wie man Office 365 einsetzen kann (bit.ly/3FJCAdn). Auch das Wiki des pädagogischen ICT-Supporters Christian Zangl hält Anleitungen zu Office 365 und Tipps zu weiteren Tools bereit (ict-wiki.ch). Im Sinne der Medienkompetenz können Schülerinnen und Schüler in der Oberstufe ihren eigenen, digitalen Kalender nutzen, um Aufgaben und Termine festzuhalten. Das bedingt aber Unterstützung und eine gute Einführung.
Listen zum Abarbeiten
Ähnlich umfassend wie Microsoft bieten Apple oder Alphabet (Google) Plattformen für den digitalen Alltag. Zentral ist das Cloud-Prinzip, die Speicherung auf Webservern, was den Zugriff von unterschiedlichen Geräten und Umgebungen ermöglicht. Wer dabei auf eine Schweizer Lösung setzen will, findet zum Beispiel mit "kDrive" des Genfer Anbieters Infomaniak ein Cloud-Angebot, das 15 Gigabyte Speicherplatz sowie Mail- und Kalenderverwaltung umfasst.
Um im Dickicht von Ordnern und Dateien nicht lange suchen zu müssen, legt man sich am besten eine nachvollziehbare Ordnerstruktur an. Schuljahr, Klasse, Fach, Thema oder Lektion bilden geeignete Kategorien. Doch die digitale Ablage alleine hilft wenig, wenn nach einem hektischen Schultag 20 Dinge gleichzeitig zu erledigen sind. Hier kommen Aufgabenlisten, neudeutsch To-Do-Listen zum Zug. Diese stellen anstehende Aufgaben in Listenform dar, welche man durch Abhaken vorantreibt. Apps wie Todoist, Any.do oder Wunderlist haben sich darauf spezialisiert und konkurrieren mit den systemeigenen Lösungen von Apple (Erinnerungen), Android (Google Notizen) und Microsoft (To-do).
In Todoist lassen sich wiederkehrende Aufgaben in einfacher Manier erstellen. Mit der Eingabe "Jeden Freitag aufstuhlen" richtet die App automatisch eine wöchentliche Erinnerung ein. Die Aufgaben kann man zudem in Form einer Kanban-Tabelle anzeigen (Z.B. zu tun, in Umsetzung, erledigt).
Die App Any.do ergänzt die To-dos mit einer Tages- und Kalenderansicht sowie einer Übersicht für die nächsten sieben Tage. Aufgaben können auch via Browser an die App weitergeleitet und in unterschiedliche Anwendungen integriert werden (desktop.any.do).
Passwörter zum Vergessen
Was im digitalen Umfeld immer mitspielt, sind Passwörter. Deren Sicherheit wird regelmässig thematisiert, als Mindestmass gelten acht Stellen mit Zahl und Sonderzeichen. Stets das gleiche Passwort zu verwenden, ist zwar menschlich, öffnet aber Tür und Tor für einen digitalen D-Day. Eine echte Erleichterung verschaffen Passwort-Manager, selbst wenn die Einrichtung etwas Aufwand bedeutet. KeePassXC ist ein kostenloses Programm, das man lokal installiert und das zugleich als Browser-Addon zur Verfügung steht (keepassxc.org).
Insgesamt existieren unzählige Tools, die helfen, unseren Datenalltag zu organisieren. Es lohnt sich, ein wenig Zeit zu investieren, um das richtige Arrangement zu finden. Das spart die eine oder andere Stunde im Verlauf des Jahres.